Apprendre à mieux gérer son temps contribue à l’amélioration de la productivité, d’où l’importance de ne pas négliger la gestion du temps. Mais comment gérer mieux son temps ?
Quelques astuces :
Faire un planning de sa journée
Planifier sa journée permet de ne pas perdre du temps à se demander ce que vous allez faire durant la journée. Il s’agit d’un emploi du temps qui indiquera la liste des tâches que vous allez faire. Ce planning est à élaborer de préférence la veille au soir. Lors de la planification, placez en premier les priorités de la journée. Assurez-vous que le nombre de tâches prioritaires ne dépassent pas 5. Fixez-vous des limites même si vous pensez que vous pouvez faire plus de choses en une journée.
Evaluer le temps de traitement d’un travail donné
Il s’agit ici de voir combien de temps vous passez sur une activité donnée ou quel est le nombre d’heures que vous pouvez accorder pour une tâche précise. Fixez-vous au début un objectif de temps pour terminer chaque tâche prioritaire. Notez ensuite régulièrement dans un carnet le nombre d’heures, de minutes qui vous a réellement pris. Comparez l’estimation et le temps réel passé pour voir les écarts de temps. Si vous avez passé moins de temps sur une tâche, notez –le dans le carnet. Dans le cas où vous constatez qu’un travail vous a pris plus de temps que prévu, essayez de voir ce qui en est à l’origine. Une fois la ou les cause(s) de ce retard déterminée, faites-les ajustements nécessaires pour optimiser votre temps de travail la prochaine fois.
Faire une tâche à la fois
En prenant l’habitude de ne commencer une autre tâche qu’après que la première soit terminée, vous éviterez de gaspiller votre temps. En effet, en se concentrant sur une seule mission, vous avez plus de chance de le finir jusqu’à la fin. Choisir de faire plusieurs choses à la fois vous fait perdre du temps puisqu’à chaque fois que vous reprenez chaque activité vous aurez à trouver les outils et documents nécessaires pour le réaliser. Dans le cas où vous devez interrompre une tâche, pensez à noter le moment où vous allez le traiter à nouveau.
Déléguer à d’autres personnes
Pour un meilleur usage de votre temps, déléguer certaines tâches à d’autres personnes n’est pas superflu. Cela vous évitera d’être surchargé facilement de travail et de vous concentrer sur l’essentiel de vos activités. Les tâches chronophages comme répondre au téléphone, photocopier des documents absorbent votre temps, pensez à les déléguer.
Savoir dire « non »
Alors que vous êtes entrain de réaliser un travail important, un ami vous demande de le remplacer parce qu’il a une urgence. C’est un des cas qui peuvent se présenter sur le lieu de votre travail, une demande que vous n’êtes pas obligée d’accepter si vous aussi vous êtes occupé. Savoir dire non à ce type de requête du voleur du temps vous permettra de mieux gérer votre temps.
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